Annie Simon, assistante d’équipe nous présente son travail au quotidien.
A.S : Avant Inria, je travaillais à l’Université Lyon 3 où j’occupais un poste de responsable administratif d’un institut d’enseignement et de recherche (gestion de scolarité, d’échanges d’étudiants, de programme de recherche).
Depuis septembre 2007, je suis assistante d’équipe de recherche à Inria. Actuellement, je suis en charge des équipes MESCAL et MOAIS, localisées dans le bâtiment ENSIMAG, en face d’Inria.
Véritable interface entre les chercheurs et l’administration, j’assure la gestion des équipes en matière de recrutement, de suivi budgétaire et financier. Je me sens tant membre de la communauté administrative auprès de laquelle je recueille les règles et les procédures de gestion, que membre des équipes que je gère puisque c’est en développant cette proximité que je peux être informée de leurs projets.
Je peux ainsi anticiper au mieux mon travail et proposer les solutions administratives adéquates pour faciliter la vie des chercheurs. Leur travail au quotidien ne serait sans doute pas le même sans le concours de leur assistante et des relations qu’elle entretient avec les différents services support à la recherche.
Je suis par ailleurs élue au bureau local AGOS à la commission culturelle.
Ma journée type… mais aucune journée ne se ressemble !
Concrètement c’est :
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8h15J’arrive au bureau, je consulte mes mails, j’écoute mes messages téléphoniques. |
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9h30Accueil d’un nouvel arrivant, ingénieur italien. Après l’accueil classique, la présentation de l’organisation générale et l’assurance qu’il est bien installé à Grenoble, je lui donne toutes les informations nécessaires à sa prise de poste, lui indique qu’il peut s’adresser à moi pour toutes ses questions. Je lui fais remplir les différents documents administratifs, apanage des nouveaux. |
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10h30Un post-doc Chinois m’apporte son dossier de retour de mission. Je contrôle avec lui qu’il a bien fourni toutes les pièces nécessaires à son remboursement. Il m’interroge sur une mission à venir. |
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Entre deux, je renseigne un doctorant brésilien sur sa demande de mission pour une conférence au Japon précédée d’une réunion en Allemagne ; je donne des informations sur l’organisation d’une conférence de l’équipe, sur le recrutement d’un stagiaire Iranien qui devrait arriver dans trois semaines, sur un problème d’accès à Oreli et sur la réservation d’une salle dans le bâtiment ENSIMAG pour un collègue d’Inria… |
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Petits moments conviviaux d’échanges avec doctorants, ingénieurs et divers chercheurs. |
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13h30Je passe au SRH pour déposer ou compléter les dossiers de recrutement. Il s’agit parfois de chercher le meilleur moyen d’avancer sur un dossier « biscornu ». Rien de mieux que le contact direct. |
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14h00Je passe au SAF pour déposer les dossiers de retour de mission et souvent échanger sur un dossier épineux (création de fiche « invité » en urgence pour une mission de dernière minute…), mais aussi faire le point sur le solde d’un contrat de recette.
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14h30Ma tournée finie, je retraverse en direction de l’ENSIMAG pour la suite de ma journée.
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… mais aussiDe retour de ma « tournée » dans les différents services de l’Inria, je distribue le courrier aux chercheurs. Je mets un point d’honneur à traverser quotidiennement dans le bâtiment Inria, qu’il pleuve qu’il vente qu’il neige ou qu’il fasse 40° (on est à Grenoble ne l’oublions pas), ce qui me permet de rester en contact, notamment avec mes différentes collègues assistantes. C’est le moyen d’échanger sur des dossiers problématiques, des règles de gestion nouvelles. Mais cela me permet de garder le contact avec les chercheurs d’équipe que je gérais auparavant ou tout simplement pour le côté convivial avec les autres collègues.
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| Ma journée continue avec son lot de gestion de dossiers divers. Le métier d’AER est très varié, nous devons être polyvalent, réactif, faire preuve de débrouillardise et savoir répondre à des questions originales (comment déclarer ses revenus en France quand on est étranger, quel vaccin pour le fils d’un chercheur Chinois qui vient en France rejoindre son papa…). Assister sans materner ! |
V.P
2 commentaires
Helen POUCHOT
septembre 11, 2012 à 2:00 (UTC 1) Lier vers ce commentaire
Pas mal ta journée 😉
Elodie TOIHEIN
septembre 11, 2012 à 2:35 (UTC 1) Lier vers ce commentaire
Jolie portrait !